Logboek Dataverwerkingen Extensie Lezen

De TraceID wordt voor organisatie overstijgende processen gevuld met de W3C TracecontextID en anders met een interne ID waarmee alle logging die bij één instantie van een proces hoort aan elkaar gerelateerd wordt. Deze usecase gaat ervanuit dat de TraceID bekend is en dat je alle bijbehorende logging op wil vragen.

De processingActivityID wordt gevuld met een verwijzing naar de verwerkingsactiviteit (verwerkingsregister bij core standaard of algoritmeregister i.h.g.v. objecten extensie) die uitgevoerd wordt. Je wil dan alle traceIDs terugkrijgen die voor deze verwerkingsactiviteit bekend zijn.

De dataSubjectId gevuld met een verwijzing naar de betrokkene van verwerkingen. Je wil dan alle traceIDs terugkrijgen die voor deze betrokkene bekend zijn. Het is hierbij aan te bevelen het gebruik van BSN en andere gevoelige personsgegevens in de logging te vermijden. Het waar mogelijk toepassen van pseudoniemen verminderd de kans op datalekken.

Hierbij wil je filters kunnen toepassen tenminste op start_time en/of end_time einde van de dataverwerkingen. We kiezen ervoor om in de interface de REST API Designrules te volgen voor het aangeven van tijd. Deze kent andere conventies dan Open Telemetry waarin tijdstippen volgens de core standaard van logboek dataverwerkingen wordt vastgelegd. De implementatie van de lezen API zal dus een vertaling moeten maken van het OTLP formaat naar het ADR formaat.

Een overheidsorganisatie kan de vraag krijgen inzage te geven in persoonsgegevens in het kader van de rechten van betrokkene onder de [AVG]. De AVG regelt rechten met betrekking tot persoonsgegevens, namelijk in artikel 13 en in artikel 16voor rectificatie (van onjuiste gegevens). Het inzagerecht op grond van artikel 15 AVG omvat niet alleen het verstrekken van een kopie van persoonsgegevens (lid 3), maar ook het verstrekken van aanvullende contextinformatie als bedoeld in artikel 15, eerste lid, onder a tot en met h, AVG. Het enkel beschikbaar stellen van loggegevens is in beginsel niet voldoende om volledig aan dit recht te voldoen.

Daarnaast gelden procedurele vereisten op grond van artikel 12 AVG. Zo moet informatie in een transparante en begrijpelijke vorm worden verstrekt, dient in beginsel binnen één maand te worden gereageerd en moet bij een (gedeeltelijke) afwijzing worden gewezen op de openstaande rechtsmiddelen.

Zie voor een uitleg van deze informatieverplichtingen paragraaf "Informatieverplichtingen in de AVG" in het juridisch beleidskader van de normatieve standaard.

Een overheidsorganisatie kan gevraagd worden informatie aan te leveren in het kader van een onderzoek van een toezichthouder. Toezichthouders zijn personen die op grond van een wet belast zijn met het houden van toezicht op bepaalde wettelijke regels. Denk bijvoorbeeld aan ambtenaren van de arbeidsinspectie, of de belastinginspecteur.

Een toezichthouder kan verschillende soorten informatie vorderen onder de Awb, waaronder inlichtingen (art. 5:16 Awb) en inzage in zakelijke gegevens (art. 5:17 Awb). De informatie die aangeleverd moet worden, zal dus afhangen van het informatieverzoek en is niet beperkt tot enkel persoonsgegevens. Als een toezichthouder een informatieverzoek doet, heeft degene tot wie dat verzoek zich richt in beginsel verplicht een medewerkingsplicht (art. 5:20 lid 1 Awb).

Welke gegevens of bescheiden moeten worden aangeleverd is dus afhankelijk van het verzoek (of de vordering) van de betreffende toezichthouder. Wat een toezichthouder mag opvragen hangt ook af van de taak van de toezichthouder.

Ook een beroep op de Wet open overheid kan ervoor zorgen dat informatie gegeven moet worden. De Wet open overheid (Woo) regelt het recht van burgers om overheidsinformatie in te zien en de verplichtingen van bestuursorganen om zulke informatie beschikbaar te stellen (art. 1.1 en 2.1 - 2.5 Woo). Het uitgangspunt is dat informatie openbaar is, tenzij er een specifieke uitzondering geldt (art. 3.1 lid 1). Het doel is transparantie: burgers moeten inzicht kunnen krijgen in hoe besluiten tot stand komen en welke informatie een bestuursorgaan beheert.

De Woo geldt voor informatie die wordt beheerd door bestuursorganen (art. 2.2 - 2.4 Woo). Dit kan gaan om bijvoorbeeld beleidsdocumenten, besluitvorming, en gegevens die bestuursorganen gebruiken bij uitvoering van hun taken. Niet alle informatie hoeft openbaar te zijn; uitzonderingen zijn opgenomen in art. 5.1 Woo.

Zoals ook al geconcludeerd in de Standaard Logboek Dataverwerkingen, kan logging die wordt vastgelegd vele verschillende doelen dienen, zoals de invulling van specifieke informatieverschaffing aan burgers, of de verantwoording over de zorgvuldigheid van overheidshandelen.

Het is daarbij belangrijk onderscheid te maken tussen formele verzoeken in juridische zin en andere vormen van informatieverstrekking. Een formeel verzoek, zoals een verzoek op grond van

de AVG of de Woo, kwalificeert als een aanvraag in de zin van artikel 1:3, eerste lid, Awb, waartegen rechtsbescherming open staat.

Het enkel uitlezen van logging via een leesextensie of applicatie, zonder expliciet verzoek en zonder dat een besluit wordt genomen, kwalificeert in beginsel niet als een dergelijk formeel verzoek.

Met de toepassing van de Leesextensie, dient ook de manier van uitlezen van de gelogde dataverwerkingen op een standaardwijze plaats te vinden. De context en het doel waarvoor de gelogde dataverwerkingen uit te lezen zijn, is daarbij buiten scope (de wijze van uitlezen is "neutraal"). Het is aan de verantwoordelijke organisatie om te bepalen welke informatie zij, volgens welke verplichting, aan wie verstrekken. De standaard helpt om de gelogde dataverwerkingen inzichtelijk te maken: als organisatie maak je de keuze wat je aan wie laat zien.

1. Overheidsorganisaties die gebruik maken van de standaard Logboek dataverwerkingen inclusief de extensie lezen om de verwerking van data gestandaardiseerd zichtbaar te maken, zijn zelf verantwoordelijk voor implementatie en inrichting van de standaard, de logs en de informatie die erin te vinden is.
2. Dataverwerkingen worden waar mogelijk gemakkelijk inzichtelijk gemaakt. Overheidsorganisaties maken een afweging over welke gegevens proactief inzichtelijk gemaakt kunnen worden en welke niet. Een organisatie kan daarmee ook bepalen welke informatieverzoeken in de regel worden toegekend en besluiten of deze informatie al proactief open kan worden gezet, al dan niet afgeschermd door authenticatie. Het is uiteindelijk aan de overheidsorganisatie zelf om te beoordelen welke informatie al vooraf inzichtelijk gemaakt wordt en welke naar aanleiding van een informatieverzoek (zoals de AVG of Woo) getoond wordt. Deze vorm van proactief beschikbaar maken van informatie moet worden onderscheiden van formele verzoekprocedures en vormt geen recht in de zin van artikel 15 AVG of in de zin van de Woo, maar kan deze mogelijk wel ondersteunen.
3. Bij het tonen van informatie moet de organisatie rekening houden met zwaarder wegende algemene belangen (bijv. nationale/openbare veiligheid, opsporing van strafbare feiten) of zwaarder wegende belangen van betrokkene of rechten van anderen (bijv. bescherming persoon) waardoor bepaalde informatieverplichtingen niet gelden. Dit kan bijvoorbeeld door bij een verwerkingsactiviteit een vertrouwelijke en niet-vertrouwelijke variant op te nemen, waardoor het vanuit de logfile inzichtelijk is of er bij de betreffende verwerking rekening moet worden gehouden met zwaarder wegende belangen.
4. De organisatie borgt dat de Leesextensie optimaal ingericht wordt ten behoeve van ondersteuning van het versterken van de informatiepositie van de burger, door proactief en waar mogelijk geautomatiseerd, de informatie die zij heeft te verschaffen.

5. De extensie lezen dient zodanig ingericht te worden dat deze voldoet aan de vereisten die volgen uit regels ten aanzien van informatieveiligheid. De organisatie bepaalt vooraf de procedurele, procesmatige en technische waarborgen die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de uitleesbaar gemaakte gegevens niet oneigenlijk worden gebruikt of misbruikt.

6. Publieke dienstverleners moeten erop kunnen vertrouwen dat informatie niet onjuist wordt gebruikt of wordt misbruikt:
   • De organisatie zorgt ervoor dat de beoogde toegang tot gegevens en de juiste werking van zijn systemen continu alsook achteraf te controleren is.
   • De organisatie verschaft alleen geautoriseerde afnemers toegang tot vertrouwelijke gegevens.
7. Bij het inzichtelijk maken van een dataverwerking, dient een tijdsstempel getoond te worden. De getoonde gegevens zijn zoals ze golden ten tijde van de verwerking; ook als deze bijvoorbeeld na enkele maanden opnieuw wordt ingezien of verstrekt.