Handreiking basisorder Rijk

Logius Handreiking
Werkversie

Deze versie:
https://github.com/logius-standaarden/ep-basisorder-rijk/
Laatst gepubliceerde versie:
https://gitdocumentatie.logius.nl/publicatie/ep/
Laatste werkversie:
https://github.com/logius-standaarden/ep-basisorder-rijk/
Vorige versie:
https://gitdocumentatie.logius.nl/publicatie/ep/wv-hr-basisorder-rijk-20230829
Redacteurs:
HR (Logius)
MvB (Logius)
Auteur:
Logius Standaarden - team e-procurement (Logius)
Doe mee:
GitHub Logius-standaarden/ep-basisorder-rijk
Dien een melding in
Revisiehistorie
Pull requests

Dit document is ook beschikbaar in dit niet-normatieve formaat: pdf


Samenvatting

Deze handreiking is geschreven om leveranciers van de Rijksoverheid een richtlijn te geven over de set ordergegevens die door de Rijksoverheid opgenomen worden in een elektronische order (e-order). Door deze richtlijn te volgen kunnen e-orders van de Rijksoverheid eenduidig (geautomatiseerd) worden verwerkt.

Status van dit document

Dit is een werkversie die op elk moment kan worden gewijzigd, verwijderd of vervangen door andere documenten. Het is geen door de EG Berichten en de EG eOrdering goedgekeurde consultatieversie.

1. Handreiking basisorder Rijk

Voor leveranciers van de Rijksoverheid die e-orders ontvangen.

1.1 Wat is de handreiking basisorder Rijk?

De handreiking basisorder Rijk beschrijft welke ordergegevens door de Rijksoverheid minimaal worden opgenomen in een e-order. Voor circa 90% van de orders van de Rijksoverheid zijn de ordergegevens die beschreven zijn in de handreiking basisorder Rijk van toepassing; in overige gevallen kan het voorkomen dat er tussen departement of dienst aparte nadere afspraken worden gemaakt met de leverancier.

1.2 Opmaken basisorder Rijk

In onderstaande tabellen vindt u alle ordergegevens die op een basisorder van het Rijk vermeld worden. De basisorder Rijk is gebaseerd op de Peppol BIS standaard voor Ordering 3.2. Het omvat alle verplichte velden van de Peppol BIS en de Rijksbreed gebruikte verplichte en optionele velden.

Bijlagen kunnen worden toegevoegd als binair base64 gecodeerd object. De totale bestandsgrootte van het order bericht (inclusief eventuele base64 bijlagen) mag niet groter zijn dan 20 MB.

1.3 Technische implementatie basisorder Rijk

Naast deze handreiking zijn er aanvullende documenten die helpen bij de technische implementatie. Deze technische documentatie is bedoeld voor softwareleveranciers en serviceproviders.

Deze technische documentatie kan worden geraadpleegd op de website van Logius. In het zip-bestand correcte link volgt nog vindt u de berichtspecificaties en voorbeeldbestanden van de door de Rijksoverheid ondersteunde standaard (Peppol BIS 3).

2. Overzicht verplichte en optionele elementen voor de basisorder Rijk

2.1 Gegevens op hoofdniveau

Gegevensnaam Verplicht Voorbeeldvulling Opmerkingen
1.1 Inkoopordernummer Ja 1122334455
1.2 Orderdatum Ja 2022-11-07
1.3 Orderomschrijving Nee Order voorbeeld 1 Wordt gevuld indien aanwezig
1.4 Valuta Ja EUR
1.5 Contractnummer / referentie Nee 410023124 Wordt gevuld indien aanwezig
1.6 Offertereferentie Nee 310001201 Wordt gevuld indien aanwezig

2.2 Gegevens klantpartij

Gegevensnaam Verplicht Voorbeeldvulling Opmerkingen
2.1 Naam Ja Logius
2.2 OIN Ja 00000004003214345001
2.3 Adres Nee Postbus 96810 Straat en huisnummer dienen te worden samengevoegd in XML
2.4 Postcode Nee 2509 JE
2.5 Plaats Nee Den Haag
2.6 Land Ja NL Tweeletterige landcode
2.7 Contactpersoon Ja jan@rijksoverheid.nl E-mailadres contactpersoon
2.8 Postadres - Adres Nee Princenhof 1 Gevuld indien afwijkend van adres Klantpartij
2.9 Postadres - Postcode Nee 2844 NG Gevuld indien afwijkend van adres Klantpartij
2.10 Postadres - Plaats Nee Den Haag Gevuld indien afwijkend van adres Klantpartij
2.11 Postadres - Land Ja NL Tweeletterige landcode

2.3 Gegevens leverancierpartij

Gegevensnaam Verplicht Voorbeeldvulling Opmerkingen
3.1 Naam Ja Leverancier B.V.
3.2 Identificatie Ja 60451258 Standaard KvK nummer, optioneel vestigingsnummer of BTW
3.3 Adres Nee Appelhof 1 Straat en huisnummer dienen te worden samengevoegd in XML
3.4 Postcode Nee 4321 AA
3.5 Plaats Nee Den Haag
3.6 Land Ja NL Tweeletterige landcode
3.7 Contactpersoon Nee henk@leverancierbv.nl

2.4 Aflevergegevens (optioneel)

Gegevensnaam Verplicht 1 Voorbeeldvulling Opmerkingen
4.1 Naam Nee Ministerie ABC, locatie X
4.2 Adres Ja 1 Buitenhof 16a Gevuld indien afwijkend van factuuradres Klantpartij; straat en huisnummer dienen te worden samengevoegd in XML
4.3 Postcode Nee 4321 KL
4.4 Plaats Nee Den Haag
4.5 Land Ja 1 NL Tweeletterige landcode
4.6 Gewenste leverdatum Nee 2022-11-14

2.5 Totalen (optioneel)

Gegevensnaam Verplicht 1 Voorbeeldvulling Opmerkingen
5.1 Onderbedrag inclusief BTW Nee 242.00
5.2 Onderbedrag exclusief BTW Nee 200.00
5.3 Regeltotaal exclusief BTW Ja 1 200.00 Regeltotaal exclusief BTW, kortingen en toeslagen
5.4 Totaal BTW Nee 42.00

2.6 Orderregels

Gegevensnaam Verplicht Voorbeeldvulling Opmerkingen
6.1 Orderregelnummer Ja 1
6.2 Orderregelomschrijving Nee Kantoorinrichting
6.3 Aantal Ja 5
6.4 Artikelnaam Ja Verstelbaar bureau
6.5 Stuksprijs Ja 200.00 Exclusief BTW
6.6 BTW percentage Nee 21 Dit kan de waarde 0, 9 of 21 zijn
6.6 Factuurregelbedrag Ja 1000.00 Exclusief BTW

1: De verplichtingen in deze kolom gelden alleen als het optionele gegevensblok is opgenomen in het bericht.

Logius Handreiking - Werkversie